Privacy

Privacyverklaring: Privacy- en cookiebeleid

Uw privacy is belangrijk voor ons en uw persoonsgegevens worden door ons als zeer vertrouwelijk behandeld. In deze privacyverklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Ons privacy-beleid is opgezet conform de richtlijnen van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) zoals die per 25 mei 2018 van kracht is. Dit privacy beleid is van toepassing op alle diensten, services en websites die door Executive Travel Services worden aangeboden.

Executive Travel Services B.V.
Deltzijde 14s
1261 ZM Hilversum
K.v.K.: 31046697
E-mail: info@executivetravel.nl

1. De activiteiten van Executive Travel Services 
Executive Travel Services is een reisorganisator die onder de labels Executive Golf Travel, Executive VIP Travel en Executive Incentive Travel reisdiensten aanbiedt aan zowel consumenten als zakelijke reizigers en waarbij een reisovereenkomst tot stand kan komen met Executive Travel Services. Wij zijn bemiddelaar / agent in de zin van de wet indien wij een losse (vervoers)dienst aanbieden.

2. Privacybescherming
Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers en gebruikers van onze websites www.executivetravel.nl / www.executivegolf.nl / www.executiveincentives.nl maar ook op alle cliënten die in contact staan of hebben gestaan met ons bedrijf met betrekking tot alle aangeboden producten en diensten van Executive Travel Services (bijvoorbeeld per telefoon of e-mail). Wij respecteren de privacy van al onze contacten en informeren u daarom over de gegevens die wij verzamelen en verwerken.

3. Persoonlijke gegevens; wat verzamelen wij en waarom?
Persoonlijke gegevens worden uitsluitend vastgelegd op uw eigen initiatief. Zo hebben wij voor het aanvragen van een brochure, de ontvangst van onze nieuwsbrief, de aanvraag van een offerte en het accepteren van een reisovereenkomst met onze organisatie uw contactgegevens nodig, waaronder uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. De in dat geval bij ons bekende persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorg verwerkt en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming. Alleen geautoriseerd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens.

4. Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens verstaan wij alle gegevens die tot een individu te herleiden zijn: uw naam, (social media-, mail-) adres, (mobiele) telefoonnummer, (medische) gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de reisovereenkomst, gegevens over religieuze overtuiging en andere gegevens waarmee u persoonlijk geïdentificeerd kunt worden. Wij gebruiken uitsluitend de persoonlijke gegevens die u uit eigen beweging aan ons verstrekt of verplicht bent te verstrekken uit hoofde van wet- en regelgeving. Indien u zich door middel van de daartoe bestemde formulieren bij ons aanmeldt, verzoeken wij u ons enkele persoonlijke gegevens te verstrekken.
Sommige van deze gegevens zijn noodzakelijk om uw reis uit te voeren. Wij zullen deze gegevens nimmer gebruiken voor commerciële doeleinden zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij delen de klantgegevens nimmer met derden, tenzij met onze hulppersonen die betrokken zijn bij uw reis, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurbedrijven, golfbanen etc. Tijdens het boekingsproces word u mogelijk ook gevraagd om gegevens van thuisblijvers te verstrekken. Wij gaan er van uit dat u de thuisblijvers zelf informeert dat wij hun gegevens in ons bezit hebben en uitsluitend zullen gebruiken in geval van een calamiteit. Ook bezoekersgegevens van onze website zijn formeel persoonsgegevens. 
Het is wettelijk gezien niet toegestaan om persoonsgegevens te verwerken van jongeren onder de 16 jaar zonder de uitdrukkelijke toestemming van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger. Wij zullen bij het constateren van overtreding hiervan, dan ook alle persoonsgegevens direct verwijderen.

6. Registerplicht
Onze organisatie is per 23 mei 2018 en uit hoofde van de Europese AVG tot op zekere hoogte verplicht een register bij te houden indien wij zogenaamde bijzondere gegevens vastleggen én doorgeven aan derden (hotels, luchtvaartmaatschappij etc.). Bijzondere gegevens zijn – vooralsnog – dié gegevens die ons of derden meer vertellen over uw mogelijke religieuze of medische achtergrond (denkt u bijvoorbeeld aan een dieet “geen varkensvlees“, een dieet “glutenvrij“, een wens “rolstoel mee“ etc.). De wet, uitleg van de wet en jurisprudentie moet uitwijzen of wij deze verplichting werkelijk hebben. Wij willen u hier echter alvast over inlichten. Het register moet te allen tijde beschikbaar zijn voor de toezichthoudende instantie, de Autoriteit Persoonsgegevens, om zodoende te kunnen controleren wélke bijzondere gegevens wij van onze klanten hebben, waar deze allemaal zijn vastgelegd en met wie deze data gedeeld is

7. Overdracht aan derden
Zoals gezegd zal onze organisatie uw gegevens nooit gebruiken voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, tenzij een wettelijke verplichting of verordening hiertoe aanleiding geeft. Wij stellen de gegevens niet ter beschikking aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor het maken van de reservering. 
Mogelijk worden uw adresgegevens maximaal 2 x per jaar ter beschikking gesteld aan een postverwerkingsbedrijf voor het versturen van onze brochure. Met dit postverwerkingsbedrijf is een zgn. Verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin o.a. wordt vastgelegd dat uw gegevens na gebruik worden verwijderd dan wel geanonimiseerd. Ook met de leverancier van ons automatiseringssysteem waarin wij uw aanvragen en reserveringen verwerken, is een Verwerkersovereenkomst afgesloten. 
Indien onze organisatie betrokken raakt bij een fusie, overname of andere vorm van verkoop van sommige of alle van haar bedrijfsmiddelen, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen voordat persoonsgegevens worden overgedragen en/of worden onderworpen aan een ander privacy beleid.

8. Bewaartermijn en verplichte vastlegging data
a. De Belastingdienst verplicht bedrijven zeven jaar lang een financiële administratie te bewaren. De facturen (reisovereenkomst) die wij opmaken, de betalingen die u en wij doen, de controle van onze administratie door een accountant of administratiekantoor; alle financiële gegevens moeten bewaard blijven gedurende 7 jaar.
b. In het geval een vlucht onderdeel uitmaakt van uw reisovereenkomst met onze organisatie zijn wij nu al verplicht enkele gegevens aan te leveren aan de luchtvaartmaatschappij. Luchtvaartmaatschappijen worden in het kader van terrorismebestrijding en om zware criminaliteit op te sporen per medio 2018 verplicht hun reizigergegevens af te staan aan de Passagiersinformatie-eenheid (Pi-NL). Deze afdeling is ondergebracht bij de Koninklijke Marechaussee. Alle door u opgegeven persoonlijke informatie wordt verwerkt en geanalyseerd. Deze maatregel vloeit voort uit de Europese Passenger Name Record-richtlijn (PNR). De passagiersgegevens worden – na een half jaar geanonimiseerd – 5 jaar lang bewaard. Uw gegevens als de reservering, de gevlogen route, eventuele betaalgegevens, informatie over uw bagage en contactgegevens worden opgeslagen hiertoe. Uw gegevens kunnen gedeeld worden met opsporingsinstanties in binnen- en buitenland, doch slechts voor het doel waarvoor de Richtlijn bedoeld is. Executive Travel Services heeft hier geen enkele invloed op.

9. Afmelden, inzage, klacht en verwijderen gegevens
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Executive Travel Services. Indien u geen prijs meer stelt op de informatie die u na opgave of verzoek via ons ontvangt, een klacht heeft of van uw recht gebruik wilt maken om wetenschap te verkrijgen over de door ons vastgelegde persoonsgegevens, kunt u dit per e-mail doorgeven aan info@executivetravel.nl of per post aan het bovenaan aangegeven adres. Een zogenaamde opt-out knop is ook ingevoegd in onze nieuwsbrief indien u zich hiervoor hebt aangemeld, zodat u altijd zelf bepaalt of u nog een volgende mailing wilt ontvangen.

10. Websites derden.
Deze privacyverklaring is slechts van toepassing op onze eigen diensten en overeenkomsten. Op onze website staan soms ook links naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud waarnaar deze links verwijzen en hebben daar geen invloed op.

11. Cookiebeleid
Onze organisatie maakt zelf geen gebruik van cookies op haar website die tot een individu te herleiden zijn. Wel maken wij gebruik van analytische software (bijvoorbeeld Google Analytics) om zodoende het algemene bezoekersverkeer op onze website te kunnen meten en eventuele fouten te kunnen herstellen of verbeteringen te kunnen doorvoeren. 

12. Social Media en Google Analytics
Onze organisatie heeft een Twitter en Facebook-account en verzamelt graag likes en bezoekers die zich op de hoogte willen stellen van nieuws, aanbiedingen etc. Ook maken wij gebruik van Google Analytics. Onze privacyverklaring is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van Social Media als Twitter en Facebook, omdat wij hier geen enkele invloed op hebben. Twitter, Facebook, Instagram etc. kennen hun eigen Privacy- en cookiebeleid. Google Analytics verzamelt het verkeer op websites; het aantal bezoekers, hoe lang men op een website verblijft en welke functies of aanbod men graag ziet en gebruikt. Dit zijn bezoekersgegevens en, aldus de toezichthouder, ook persoonsgegevens. Google is hiermee een bewerker in de zin van de wet. Met het bezoeken van onze websites geeft u toestemming voor het vergaren van algemene gegevens door ons en derden (Google).

13. Gegevensverzamelen door derden: IP-adres en logfiles. 
Wanneer u een website opent, leggen servers automatisch de gegevens vast die uw browser verzendt. Deze zogenaamde serverlogbestanden bevatten mogelijk gegevens als uw webverzoek, IP-adres, browsertype, browsertaal, de datum en tijd van het bezoek en een of meer cookies waaraan uw browser kan worden herkend. Deze gegevens worden gebruikt om statistieken te genereren en/of surfgedrag te analyseren en om de website te optimaliseren. Het IP-adres wordt doorgaans opgeslagen om de veiligheid van het netwerk te garanderen en om te controleren op inbreuk op enig intellectueel-eigendomsrecht of op enige andere overtreding van de Wet. Persoonsgegevens of IP-adressen, kunnen mogelijk gevorderd worden door de Stichting BREIN, FIOD, het Openbaar Ministerie etc. Wij zullen deze echter nooit vrijwillig afgeven, maar slechts als daar een formele vordering toe wordt overlegd of aan ten grondslag ligt.

14. Wijzigingen. 
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Alle wijzigingen op het gebied van het privacybeleid zullen wij op onze websites aangeven. Elke versie van deze privacy verklaring wordt onderaan de pagina aangeduid met de datum waarop het beleid van kracht is geworden.

Update: 20-04-2018